jueves, 11 de diciembre de 2008

FASE DE PLANEACION DE LA AUDITORIA

La fase de planeación de la auditoria comprende dos etapas, la etapa de análisis general y la etapa de investigación preliminar.
ETAPA DE ANÁLISIS GENERAL
La clave para la planeación de una auditoria integral radica en el conocimiento y comprensión de la organización auditada y el medio ambiente en el cual opera. El equipo de auditoría debe lograr la mejor comprensión y conocimiento de las operaciones del gobierno regional que ha de ser auditado, de sus poderes y facultades, sus objetivos, sus productos, y sus recursos financieros, etc. Si el equipo de revisión ya está familiarizado con la entidad, los pasos descritos en la etapa de revisión podrán ejecutarse durante un periodo de tiempo muy breve. En los casos en que los miembros del equipo no estén familiarizados con la entidad, el Jefe de auditoría será responsable de asegurarse de que esta etapa se realice en la forma más económica y eficiente posible. Durante la etapa de revisión, se enfatiza el conocimiento y comprensión de la entidad a través de la recopilación de información y la observación física de la organización y sus operaciones. Si recopila así información que permite una identificación y un conocimiento y comprensión general de:
  • Las relaciones de responsabilidad de importancia dentro del programa de la entidad, es decir, quién responde ante quien, por qué responde y qué tipo de información requiere;
  • Las actividades clave de la administración, los sistemas y controles es decir, aquellos que tengan un gran impacto en el rendimiento de los programas y de las operaciones; y
  • Las fuentes de criterio de auditoria aplicable a dichas actividades clave de la administración, a los sistemas y controles.

Los sistemas contienen controles para asegurar el logro de los resultados propuestos. Dichos controles constituyen los medios a través de los cuales la administración se asegura de que el sistema sea efectivo y manejado tienen debida cuenta de la economía y la eficiencia, dentro de las leyes, reglamentos y demás limitaciones aplicables en cada caso.
FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS GENERAL

  • La descripción del sistema de entrega empleado para garantizar que los resultados de los programas sean recibidos por los beneficiarios;
  • La identificación de la existencia de procedimientos para medir e informar sobre la efectividad de los programas;
  • La descripción de los elementos principales que constituyen los sistema de información de recursos humanos;
  • Identificación de los controles ejercidos sobre los sistemas de procesamiento electrónico de datos empleados para el manejo de las transacciones financieras;
  • La preparación de un informe general de las funciones básicas de la administración, tales como el proceso de planificación estratégica, enfocando sobre la interrelación existente entre los planes estratégicos y los planes operacionales;
  • La descripción del manejo y el control de los activos físicos, haciendo énfasis sobre la utilización, o de ser el caso, sobre todo el ciclo de vida.

Las líneas generales de investigación de auditoría, identificadas para ser revisadas durante la investigación preliminar, serán diferentes de una auditoría a otra, dependiendo de la naturaleza de los objetivos del gobierno regional, el tamaño y la complejidad de sus operaciones, y los diversos tipos de recursos financieros, físicos y humanos.


IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE CRITERIOS DE AUDITORÍA
Las fuentes de criterios de auditoría son determinadas por el auditor a través de una revisión de la naturaleza de los programas involucrados y de características operativas y operacionales claves del proceso administrativo. En esta etapa se preparan carpetas que contengan una síntesis de la información recopilada hasta este momento de la auditoría. A través de ellos logra una visión global de la organización auditada y deben ponerse a disposición de los miembros del equipo de auditoría, de los consultores y de le asesores que vayan a conformar los comités de consultoría de auditoría.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Se llevará teniendo en cuenta lo siguiente:
  • PLAN DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
    El plan de investigación preliminar constituye uno de los objetivos más importante y una de las herramientas de control administrativo más útiles dentro del proceso de auditoría.
  • OBJETIVO DEL PLAN DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
    El plan de Investigación es preparado por el Jefe de la auditoría al finalizar la etapa de análisis general. A través del mismo se puede comunicar el conocimiento y entendimiento inicial del gobierno regional, al equipo de auditoría. Dicho plan permite evaluar las líneas generales de investigación propuestas, en términos de su importancia, significado y adecuación y poder juzgar si la revisión se realizará ó no en forma idónea. Este plan constituye, asimismo, una herramienta para obtener la aprobación de personal adecuadamente capacitado para realizar la auditoría y para determinar el presupuesto y el tiempo que se ha de requerir.
  • CONTENIDO DEL PLAN DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
    El Plan de Investigación contiene:
  1. Una descripción de la idea que tenga el equipo de auditoría acerca del gobierno regional;
  2. Las líneas generales de auditoría que han de ser revisadas;
  3. Identificación de las fuentes de criterios de auditoría;
  4. Detalles de los planes;
  5. Los objetivos de la auditoría;
  6. Las labores principales a desarrollar;
  7. Los recursos y el grado de experiencia requeridos; y
  8. El tiempo con que se cuenta y los horarios, indicando las fechas de revisión periódica, durante el desarrollo de esta parte de la auditoría ETAPA DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
    Una vez haya sido aprobado el plan de investigación, el Jefe de la auditoría deberá reunirse con la Presidencia del gobierno regional para presentar a los miembros del equipo de auditoria encargados de desarrollar el examen y discutir las líneas generales de auditoría. Resulta además bastante útil reunirse con los auditores internos para minimizar la duplicación de esfuerzos en la ejecución de la auditoria.


OBJETIVO DE LA ETAPA DE INVESTIGACIÓN
El objetivo de la etapa de investigación es explorar en una forma eficiente las líneas de sondeo de auditoria identificadas durante la etapa de Análisis General y profundizar el conocimiento y la comprensión inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la administración, así como los sistemas y controles aplicados, Más específicamente, el equipo de auditoría, debe:

  • Preparar y revisar la estructura y la lógica de los programas;
  • Desarrollar y realizar pruebas iniciales de hipótesis;
  • Especificar los criterio de auditoria más apropiados;
  • Realizar una revisión preliminar de las actividades claves de la administración y una evaluación de la adecuación de los sistemas y controles clave identificados
  • Determinar los puntos que sean de importancia potencial para la elaboración de informes;
  • Establecer el grado de confianza en otras auditorías, incluyendo la auditoría interna;
  • Preparar un bosquejo del plan de auditoría; y
  • Desarrollar un enfoque para la elaboración de informes de auditoria integral.

FUENTES DE INFORMACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
La información recopilada durante la investigación, deberá enfocarse a determinar cuáles son las líneas generales de investigación de auditoría que revisten mayor importancia. Parte de la información puede estar incluida en la carpeta preparada durante la etapa de Análisis General o disponible en los archivos de auditoría de años anteriores Las fuentes principales de información para realizar esta investigación incluyen:

  1. Comunicaciones internas y publicaciones del gobierno regional;
  2. Entrevistas con los gerentes o administradores del gobierno regional;
  3. Normas documentadas, políticas y procedimientos aplicables a los sistemas y controles claves;
  4. Fuentes de criterios de auditoría identificadas en la etapa de Análisis General;
  5. Estudios realizados por grupos de evaluación internos o externos; y
  6. Observaciones del medio ambiente de trabajo.

RELACIONES DE RESPONSABILIDAD

  • Definir los componentes del programa y sus actividades principales correspondientes, es decir, las unidades organizativas, funciones, los sistemas separados que producen en forma colectiva un efecto o logran el objetivo d un programa;
  • Determinar los resultados y efectos relacionados con cada componente del programa;
  • Establecer, cuando sea posible, la relación causal entre resultados y efectos en términos de los objetivos del programa;
  • Determinar si los objetivos del programa cumplen con el mandato de 1ª organización; y
  • Determinar y evaluar los procedimientos aplicados para medir y elabora informes sobre los resultados de los programas.

EVALUACIÓN PRELIMINAR
En base a los criterios de auditoría para la evaluación de las actividades claves de la administración, los sistemas y controles aplicados, el auditor debe proceder a recopilar evidencias para hacer una evaluación preliminar.
La información requerida se relaciona con la existencia y el rendimiento de los controles claves. El auditor debe preocuparse principalmente por los controles para garantizar que:

  • Las normas, políticas y prácticas prescritas están siendo cumplidas;
  • Las necesidades de los usuarios se están satisfaciendo;
  • Las operaciones se realizan en forma económica y eficiente;
  • El rendimiento se revisa en forma periódica; y
  • La elaboración de informes es adecuada, exacta, completa y oportuna.

En esta etapa, la información recopilada no debe ser de naturaleza exhaustiva, porque la recopilación en sí de pruebas de auditoria suficiente par llegar a conclusiones y recomendaciones, constituye parte de la fase de ejecución de la auditoría.
La evaluación preliminar de la información recopilada trata tanto con los puntos fuertes como con los puntos débiles. Por ejemplo, dicha evaluación preliminar deberá cubrir:

  • Los controles que se juzguen bien diseñados y que parezcan funcionar adecuadamente;
  • Aquellos controles que no están diseñados adecuadamente ni parecen funcionar en forma apropiada; y
  • Aquellos controles que serian aconsejables pero que no existen.La evaluación preliminar realizada por el auditor constituye las bases para:
  1. Determinar qué asuntos parecen de vital importancia y cuya naturaleza indica que debe informarse sobre ellos; y
  2. Determinar la naturaleza, el alcance y la exactitud de procedimientos de auditoría posteriores para reafirmar las hipótesis determinadas para cada asunto que se considere de vital importancia.

CONTENIDO DEL INFORME DE INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
Las partes más importantes del contenido del informe de investigación son las siguientes:

  • Especificación de las relaciones de responsabilidad;
  • Descripción de las actividades clave, los sistemas y controles aplicados;
  • Identificación de los criterios de auditoría que han de emplearse;
  • Evaluación preliminar;
  • Descripción de los asuntos de importancia potencial; y
  • Un bosquejo del plan de auditoría para la fase de ejecución.

El informe debe ser breve. No debe entrar en detalle en asuntos que hayan sido cubiertos anteriormente y se encuentren en la carpeta de archivo o mencionados en el plan de la investigación.
El contenido del informe debe presentarse en una forma lógica, detallando únicamente aquellos aspectos que sean de vital importancia para las decisiones que deban tomarse en relación con el bosquejo del plan de auditoría.

BOSQUEJO DEL PLAN DE AUDITORÍA.
El paso final de la etapa de investigación preliminar es la preparación de un bosquejo del plan de auditoria generalmente elaborado y presentado como parte del informe de investigación. Este plan constituye uno de los puntos principales de control del proceso de auditoria.
El propósito de este plan es definir el alcance global de la auditoría integral, en términos de los objetivos y proyectos, para estudiar aquellos asuntos que requieran mayor atención, identificar los recursos requerido identificar las capacidades especiales que se necesiten, establecer los presupuestos de tiempo que se han de requerir en el proyecto de auditoría establecer las metas y puntos de control y determinar la fecha de finalización. Asimismo, es importante en este momento, determinar los elementos que habrán de utilizarse en los informes de auditoria.
Debe anotarse, asimismo, que los objetivos del plan de auditoria, se basan en conclusiones tentativas resultantes de la evaluación preliminar. Una vez que se realicen las pruebas adecuadas y se recopilen las evidencias adicionales necesarias durante la fase de ejecución, es posible que sea necesario introducir modificaciones al plan de auditoría y a sus objetivos. Constituye responsabilidad del Jefe de Auditoría, el expresar su juicio profesional sobre la necesidad de revisiones o modificaciones plan de auditoria.