jueves, 11 de diciembre de 2008

FASE DE EJECUCION DE LA AUDITORIA

La fase de ejecución de la auditoria está compuesta por la realización de pruebas, la evaluación de controles y la recolección de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados durante la fase de planeación como de importancia potencial, realmente revisten suficiente importancia para efectos de elaboración de informes o no. Las conclusiones se relacionan con la evaluación de 1os resultados de las pruebas realizadas sobre rendimiento, la exactitud de información, la confiabilidad de los sistemas y controles claves y la calidad de los resultados producidos.
La fase de ejecución de la auditoría incluye:
  • La preparación de un plan detallado de auditoria;
  • La selección o preparación de programas de auditoría detallados;
  • La realización de pruebas y controles de evaluación;
  • La consideración de las causas y los efectos;
  • El desarrollo de los hallazgos encontrados durante la auditoria;
  • La preparación de informes;
  • El desarrollo de conclusiones y recomendaciones; y
  • La implementación y revisión de los archivos de auditoría.

Si como resultado de las labores realizadas durante la evaluación preliminar indica que existen controles esenciales, durante fase de ejecución dichos controles deben probarse para verificar si cumplen con lo establecido y si están operando satisfactoriamente. Si los controles esenciales no están operando en forma satisfactoria, debe recopilarse evidencia suficiente para determinar si existen controles alternos y de ser así cuáles son los efectos posibles.

  1. PREPARACIÓN DEL PLAN DETALLADO DE AUDITORÍA.
    El primer paso en la fase de ejecución lo constituye la preparación un plan de auditoría detallado. El plan describe, las labores que han de ser desarrolladas según cada objetivo de la auditoria integral. Cada proyecto se planifica de forma que incluya pruebas recopilación de evidencia de auditoría adecuada para lograr los objetivos de auditoria específicos.
  2. SELECCIÓN O PREPARACIÓN DE PROGRAMAS
    Un programa de auditoría detalla siempre los pasos que han de seguirse durante la parte de trabajo de campo, para determinar si los criterios están cumpliéndose o no.
    Es necesario tener mucho cuidado al preparar y utilizar los programas de auditoria, para lograr cumplir los objetivos y recopilar evidencia adecuada. Al preparar y utilizar los programas de auditoria, se debe siempre relacionar los costos de recopilación de evidencia con los beneficios obtenidos al ayudar a alcanzar los objetivos del examen.
    A medida que se desarrollan los trabajos de auditoría, se debe actualizar el plan. Si se determina que los criterios de auditoría son inadecuados o que los hallazgos no son los mismos que se habían previsto según la evaluación preliminar, es posible que sea necesario modificar el plan. Es esencial su rápida modificación.
    El plan de auditoria detallada debe ser aprobado por el Jefe de Auditoría. El mismo es responsable de la coordinación de los esfuerzos de auditoría realizados.
  3. REALIZACIÓN DE PRUEBAS Y EVALUACIÓN DE CONTROLES
    Los programas de auditoría establecen las labores y las pruebas que deben realizarse. En general las pruebas se refieren a la aplicación de un procedimiento de auditoría dado a ciertos ítems dentro de un grupo. El objetivo de la realización de las pruebas es recopilar evidencias de auditoría adecuadas sobre el funcionamiento eficaz o ineficaz de las actividades clave, los sistemas y los controles identificados durante la etapa de investigación preliminar. Este tipo de examen proporciona al auditor los elementos necesarios para determinar el grado de cumplimiento con los criterios d auditoria especificados.
    La naturaleza y el alcance de la evidencia de la auditoría requerida para evaluar la adhesión a los criterios, depende del nivel de importancia y de grado de seguridad de acuerdo a las circunstancias, siendo consciente del hecho de que todo hallazgo, conclusión y concepto sobre los estado financieros deberá ser incontrovertible en cualquier estudio posterior.
  4. CONSIDERACIÓN DE LAS CAUSAS Y EFECTOS.
    Un aspecto importante de la auditoria integrada lo constituye el considerar las causas y los efectos, es decir, las razones y la importancia de éstas, al no adherir a un criterio de auditoría. Sin embargo, se reconoce que una determinación precisa de las causas y los efectos es muy poco factible puesto que estos términos son relativos y no absolutos.
    Este paso de la fase de ejecución involucra la evaluación de las discrepancias con los criterios de auditoría, incluyendo la consideración de las causas principales, comparadas con los síntomas, y de ser el caso, la recopilación de evidencias adicional sobre los efectos de dichas discrepancias, para ilustrar la importancia del asunto con propósitos relativos a la presentación de informes.
    Al ejecutar este paso, el auditor debe tener en cuenta que:
    Las causas y los efectos están interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema de administración o manejo de los recursos humanos ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos humanos.
    El análisis de la información está orientado hacía la solución de los problemas, y se requiere una habilidad especial para llegar a conclusiones lógicas y juzgar el valor de los datos recolectados durante las fases de ejecución y planeación.
    Cualquier efecto adverso de las debilidades de los sistemas de control debe ser cuantificado cuando el caso así lo exija;
    Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o parte de un patrón que indique un derrumbamiento potencial del sistema; y
    Las causas pueden ser externas al sistema o a la organización sometida: a la auditoría; por ejemplo, el impacto de las órdenes impartidas por los organismos centrales afectan las operaciones de muchos departamentos y entidades. Los efectos pueden así mismo ir más allá del sistema o de la organización sometida a la auditoría.Hasta donde sea posible, la relación causa—efecto debe ser lo suficiente mente clara para que el auditor pueda elaborar recomendaciones prácticas significativas.
    El equipo de auditoría tiene la responsabilidad de asegurarse de que las evidencias que apoyen sus hallazgos y los resultados de los análisis de causas y efectos, sean discutidos con los niveles adecuados de la administración en la organización auditada. El punto de vista de la gerencia o administración debe tenerse muy en cuenta antes de pasar la fase de elaboración de informes.
  5. PREPARACIÓN DE INFORMES POR PUNTOS.
    Los líderes deben iniciar la elaboración de los informes por puntos sobre los proyectos de auditoria de los cuales están encargados, una vez se haya completado la mayor parte del trabajo de campo. El Jefe de la auditoria debe revisar entonces estos informes por puntos, para evaluar el desarrollo y el progreso logrado en cada proyecto de auditoría durante la fase di ejecución.
    Los informes por puntos indican el contenido, la estructura del análisis desarrollado y los hallazgos y conclusiones emanadas de los papeles de trabajo de la auditoría. Estos informes proporcionan al Jefe de la auditoría la oportunidad de reevaluar la importancia de los asuntos principales determinar si la calidad de la evidencia es adecuada, lo cual puede involucrar la revisión de otros aspectos de auditoria relacionados, particularmente cuando los hallazgos parecen sobrepasar los límites del área examinada
    Tal como se mencionó anteriormente, antes de desarrollar los hallazgos, las conclusiones y proponer las recomendaciones, es necesario hacer un análisis de las causas y los efectos de las discrepancias con los criterios. Las recomendaciones se preparan entonces como guías de acción. Punto central de las recomendaciones de auditoría es indicar "cuáles" son las mejoras que se requieren en lugar de indicar específicamente "cómo" lograrlas. Una recomendación puede referirse a la necesidad de recolección información financiera adicional para mejorar el sistema de toma decisiones, en lugar de identificar un sistema de contabilidad de costos particular, que suministre este tipo de información. La forma en que de desarrollarse la información requerida constituye una responsabilidad la gerencia o de la administración.
    La formulación de las recomendaciones involucra tener en cuenta:
    El Estado más avanzado de la técnica.
    Las circunstancias que afectan la causa o causas; es decir factores restringen la adherencia a los criterios así como los factores que la promueve;
    Alternativas para adoptar acciones conectivas;
    Efectos sobre una parte o la totalidad de la entidad, tanto positivos como negativos, que puedan emanar de la implementación de las recomendaciones del auditor; y
    Factibilidad de la implementación de la alternativa sugerida.
  6. ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LOS ARCHIVOS DE AUDITORÍA.
    Para respaldar los hallazgos informados y las conclusiones y recomendaciones, los archivos de los documentos de trabajo deben contener:
    Los programas de auditoria y la naturaleza y el alcance del trabajo desarrollado en la realización de la auditoria;
    La documentación adecuada sobre las políticas, sistemas, controles, y procedimientos relacionados, etc., de la organización;
    Las evidencias de que se ha efectuado una supervisión del trabajo realizado, incluyendo pruebas de su terminación en cada punto de cheque de control administrativo previamente determinado durante el proceso de auditoría; y
    Las evidencias de la revisión de calidad, cuando se haya realizado sobre la conducción de la auditoría y sobre la calidad de los resultados informadosLa responsabilidad de los archivos y documentación de la auditoría integral, debe ser establecida por el Jefe de la auditoria, durante la fase inicial de la planeación de la auditoría integrada, para cerciorarse de que establezcan archivos adecuados y de que éstos sean debidamente revisados para poder hacer referencia a ellos.
    La fase de ejecución de la auditoría termina cuando el Jefe de la auditoria autoriza elaborar informes detallados sobre su proyecto.